Автоматизация бюджетного процесса не просто желательна — она необходима для оптимизации работы и повышения конкурентоспособности компаний в этом секторе.
Особенности бюджетирования в горной отрасли
1. Планирование доходов и расходов осуществляется на основе производственной мощности обогатительной фабрики и плана горных работ. Проектная мощность переработки определяет вектор развития предприятия, в то время как метод разработки месторождения и содержание полезного компонента формируют предложение готовой продукции и полупродуктов.
2. Горнодобывающие предприятия характеризуются длительным производственным циклом, что обусловлено, в частности, свойствами добываемой руды. Это приводит к значительному объёму незавершенного производства, причём руда, добытая в текущем году, может быть запланирована к переработке через несколько лет.
3. Значительная часть исходных данных формируется под влиянием внешних факторов, включая геополитическую ситуацию в стране производства. Горнодобывающие предприятия не могут влиять на такие параметры, как валютный курс, цены на полезные ископаемые, спрос в условиях санкций, налоговые ставки, стоимость специализированного оборудования и услуг.
4. Удалённость регионов добычи создаёт дополнительные сложности при формировании исходных данных, включая разницу часовых поясов, сложную логистику и проблемы с интернет-соединением.
Эти особенности существенно влияют на качество формирования бюджета и планирование разработки месторождения, поскольку точность прогноза определяет реальные сроки эксплуатации, режим работы обогатительной фабрики, вспомогательных служб и персонала.
Точность прогноза определяет реальные сроки эксплуатации, режим работы обогатительной фабрики, вспомогательных служб и персонала.
Этапы планирования в горной отрасли
Бюджет в горнодобывающей отрасли служит не только инструментом контроля затрат и управления эффективностью, но и основой для формирования технико-экономической модели разработки месторождения. Процесс планирования включает следующие этапы:
1. Среднесрочное планирование (1-2 года эксплуатации месторождения).
2. Процесс бюджетирования.
3. Определение бортовых содержаний для долгосрочного планирования.
4. Долгосрочное планирование (до завершения эксплуатации месторождения).
5. Актуализация исходных данных для среднесрочного планирования.
6. Определение бортового содержания для среднесрочного планирования.
7. Повторение цикла планирования.
Необходимо понимать, что этот процесс — неразрывный и цикличный. Как правило, полный цикл повторяется один раз в год. Например, в результате подготовки среднесрочного плана (ССП) для работы каждого месторождения формируются исходные данные для последующего бюджетного процесса — объёмы и виды горных работ, транспортировка, переработка, содержание и количество металла в готовой продукции.
Именно на основании полученных в результате ССП данных осуществляется бюджетный процесс.
В результате сформированного бюджета производится расчёт удельных затрат с целью определения значений бортовых содержаний для каждого месторождения и формирования долгосрочного плана работ. Основой для актуализации и применения данных является бюджет, поэтому его качество, своевременность и достоверность необходимы в неразрывном процессе моделирования отработки месторождений.
Самый распространённый инструмент для составления бюджетов — электронные таблицы — не позволяет эффективно работать с ними большому количеству пользователей, поэтому целесообразно использовать специализированное программное обеспечение, которое обеспечивает полноценную работу с данными для многочисленных пользователей.
Один из лидеров рынка таких систем EMP|IBP-платформа Optimacros — ПО для интегрированного планирования, бюджетирования и бизнес-аналитики.
Optimacros позволяет работать с едиными данными сотням пользователей одновременно, сохраняя высокий уровень быстродействия и надёжности в обработке информации.
Кроме того, она предоставляет возможность настройки уровней доступа для различных категорий пользователей, обеспечивая, чтобы каждый сотрудник мог видеть и/или вводить только актуальные для него данные.
Основой для актуализации и применения данных является бюджет, поэтому его качество, своевременность и достоверность необходимы в неразрывном процессе моделирования отработки месторождений.
Формирование производственного плана
На основе данных по объёмам добычи, транспортировки и переработки, полученных в результате среднесрочного планирования, службы предприятия разрабатывают производственный план и план движения полупродуктов и готовой продукции. Производственный план — это детальный прогноз горных работ, включая время работы оборудования для подземных и открытых горных работ, пробеги обслуживающего транспорта, время работы вспомогательных служб, объёмы геологоразведки, режим работы перерабатывающего оборудования, содержание вахтовых посёлков и подрядные работы.
План движения полупродуктов и готовой продукции служит основой для расчёта прогнозируемой выручки и налогов. На этом этапе определяются содержание продукции, направления и условия продажи, транспортировка до покупателей и условия контрактов. Формирование производственного плана и плана движения полупродуктов — трудоёмкий процесс, который включает в себя взаимодействие большого количества производственных служб. Именно на этом этапе начинается создание достоверной информации, изменение которой влияет на формирование всего бюджета предприятия.
В этом контексте особенно полезным оказывается функционал ПО Optimacros по аудиту истории изменения ячеек. Он позволяет для любого числа, представленного в системе, определить, как именно оно получено: по формуле с указанием исходных данных или введено вручную. В случае, если значение введено вручную, система отображает всю историю ввода: кто, когда и какое именно значение вводил.
В этом контексте особенно полезным оказывается функционал ПО Optimacros по аудиту истории изменения ячеек.
Чем больше на одном предприятии способов отработки месторождений и видов переработки, тем сложнее структура планирования, которая включает в себя не только объёмы работ собственными силами, но и технологические процессы, переданные на аутсорсинг. Консолидация исходных производственных данных усложняется при наличии нескольких месторождений, различных технологий и возможной взаимосвязи между предприятиями внутри одного холдинга.
В этом случае использование специализированного ПО позволяет создать «жёсткость» модели данных и применять единые формулы и правила для всех месторождений и предприятий холдинга.
Даже если отдельные предприятия попытаются проявить самостоятельность в изменении данных, система без специальных разрешений администраторов не позволит этого сделать.
Важно отметить, что детализация добычи и переработки по технологическим процессам помогает сравнить себестоимость отдельных видов работ, оценить целесообразность и необходимость привлечения подрядных организаций. Наличие единой автоматизированной системы способствует повышению эффективности и своевременности процесса принятия решений.
Кроме того, существенным преимуществом является то, что все пользователи платформы Optimacros при работе с моделью видят идентичные данные вне зависимости от географического расположения. Данные обновляются в режиме реального времени у всех пользователей после внесения изменений любым сотрудником, имеющим соответствующие права доступа.
Все пользователи платформы Optimacros при работе с моделью видят идентичные данные вне зависимости от географического расположения.
Перечень планируемых затрат
Общий перечень планируемых операционных затрат в горнодобывающей отрасли включает материальные затраты, услуги производственного характера, фонд оплаты труда, амортизацию, налоги и сборы. Однако формирование каждой группы затрат требует обработки большого объёма исходной информации и вовлечения многих ответственных лиц.
Большая часть исходной информации для планирования доходов и расходов готовится параллельно, что создаёт сложности в обмене данными. Например, одновременно с подготовкой объёмов работ происходит планирование норм расхода материалов для определения потребности в материально-техническом обеспечении. Механические службы на основе плановой потребности в технике готовят информацию о капитальных ремонтах, затратах на ненормируемые материально-технические ценности и услуги сервисного обслуживания оборудования.
Важность автоматизации бюджетного процесса
Сложность формирования бюджета горнодобывающего предприятия обусловлена рядом факторов:
- Необходимость взаимодействия в условиях удалённости регионов;
- Вовлечение большого числа специалистов;
- Наличие широкого перечня составляющих бюджета;
- Волатильность цен на производимую продукцию, приобретаемые материалы и услуги.
Создание единой информационной среды, обеспечивающей взаимосвязь между всеми подразделениями и позволяющей оперативно вносить изменения на любом этапе для моделирования и прогнозирования экономических показателей будущих периодов, способно значительно улучшить процесс составления бюджета.
Преимущества автоматизации бюджетного процесса включают:
- унификацию форм сбора информации для последующей консолидации;
- улучшение процесса взаимодействия в рамках крупной организационной структуры;
- возможность оперативного изменения входных данных;
- сокращение времени обработки информации;
- стандартизацию методов расчёта в рамках холдинга;
- возможность моделирования результатов в различных экономических условиях отрасли.
Создание единой информационной среды способно значительно улучшить процесс составления бюджета.
От теории к практике: решение задачи автоматизации
Для эффективной реализации автоматизированной системы бюджетирования в горнодобывающей отрасли Optimacros предлагает следующий подход:
1. Создание цифрового двойника предприятия, отражающего всю организационную структуру с необходимым уровнем детализации.
2. Определение вариантов методов расчёта: прямой метод, расчёт по драйверу от достигнутого факта, постоянные и переменные расходы, внешнее целевое значение, зависимость от других показателей.
3. Выбор актуального метода расчёта для каждой планируемой единицы (например, сочетание статьи бюджетирования и подразделения) с возможностью управления этим процессом пользователями системы.
4. Интеграция с существующими информационными системами предприятия для надёжного получения и передачи данных.
5. Настройка расчётной модели, включая все необходимые аллокации. Для некоторых показателей возможно использование математических статистических методов прогнозирования.
6. Разработка информативных дашбордов для визуализации данных.
7. Настройка прав доступа для обеспечения конфиденциальности и целостности данных.
Комплексное решение задачи, охватывающее автоматизацию как экономической, так и производственной части бюджетирования, позволяет достичь синергетического эффекта.
Реализация такого подхода позволяет создать эффективную систему бюджетирования, сочетающую планирование «от горы» (когда на основе планируемых к добыче горных блоков рассчитываются натуральные показатели по добыче, рудоподготовке и переработке руды через все технологические процессы, для каждого из которых формируется своя смета расходов) с учётом ограничений со стороны реализации готовой продукции. Система обеспечивает возможность балансировки и прозрачный механизм согласования.
Использование мощного расчётного модуля платформы Optimacros позволяет вести все эти процессы в режиме реального времени без задержек на передачу и синхронизацию данных между территориально распределёнными активами. Это существенно сокращает время, затрачиваемое на процесс бюджетирования, высвобождая ресурсы сотрудников для реального анализа данных и оптимизации расходов вместо многократного ввода и пересылки данных из одной формы в другую с последующей консолидацией десятков или сотен файлов.
Кроме того, Optimacros позволяет проводить анализ чувствительности к изменению важных факторов для каждого расчётного параметра. Например, можно анализировать влияние курсов валют и цен на металлы, которые автоматически обновляются в соответствии с биржевыми данными.
Использование мощного расчётного модуля платформы Optimacros позволяет вести все процессы в режиме реального времени без задержек на передачу и синхронизацию данных между территориально распределёнными активами.
Резюмируем
Единая платформа для систем планирования в горнодобывающей отрасли — это не миф, а реальная возможность эффективного управления и достижения стратегических, тактических и операционных целей в сложных геополитических и финансовых условиях. Идеальная платформа для построения системы бюджетирования должна обладать следующими качествами:
- обеспечивать возможность одновременной параллельной работы большого количества пользователей из разных отделов с чётким разграничением прав доступа;
- соответствовать требованиям по стабильности, информационной безопасности и отслеживанию изменений;
- быть интуитивно понятной и удобной как для пользователей, привыкших к Excel, так и для специалистов по созданию моделей.
Внедрение системы Optimacros, которая отвечает всем перечисленным требованиям, позволит горнодобывающим предприятиям повысить эффективность управления, оптимизировать процессы планирования и принятия решений, что особенно важно в условиях современных экономических вызовов.
Мария Волынец,
Аналитик Vendor Consulting ГК "Оптимакрос",
эксперт по автоматизации процессов бюджетирования в металлургической отрасли
Реклама. ООО "Оптимакрос". ЕРИД 2SDnjekTjQ7
